Każda marka potrzebuje twarzy – recepcjonista jako wizytówka firmy

Każdy marka, urząd który prezentuje się publicznie w jakikolwiek sposób, wymaga twarzy, aby spotkać się z opinią publiczną. Chociaż doskonała komunikacja przez telefon i e-mail jest ważna dla pracowników recepcji, to komunikacja twarzą w twarz odróżnia recepcjonistę od przedstawiciela obsługi klienta. Często, gdy osoba (sprzedawca, wnioskodawca, członek społeczności) wchodzi do twojego miejsca pracy, pierwszą rzeczą, którą widzi jest recepcjonista, a jak wiadomo pierwsze wrażenie jest bardzo ważne.

1. Zdobywaj najwyższej klasy umiejętności organizacyjne.

Recepcjonistami są osoby, które reprezentują oblicze firmy - to właśnie z tą osobą klienci rozmawiają po raz pierwszy. Oprócz przyjmowania połączeń i kierowania odwiedzających, często zajmujesz się klientami, organizujesz imprezy, spotkania itp. Przy wszystkich tych obowiązkach recepcjoniści muszą być naprawdę zorganizowani, jednocześnie mając do czynienia z wieloma innymi zadaniami. Osoba, która nie będzie mogła zajmować się więcej niż jedną rzeczą na raz nie będzie mogła być recepcjonistą.

Świetnym sposobem na utrzymanie porządku jest zainwestowanie w system archiwizacji, który najbardziej Ci odpowiada. Ważne jest, aby wiedzieć, jakie dokumenty i informacje mogą się przydać Twojemu szefowi, współpracownikom i klientom. Wszystkie te informacje przechowuj w oddzielnych folderach - na pulpicie komputera lub w wersji papierowej. Zorganizuj swój system archiwizacji w najlepszy dla siebie sposób - jeśli to wymaga neonowych karteczek przyczepionych do wszystkiego, niech tak będzie.

W przypadku gabinetów lekarskich warto pomyśleć o rozwiązaniu jakim jest program do elektronicznej dokumentacji medycznej, który usprawnia działanie i pozwala utrzymać w uporządkowany i ujednolicony sposób wszelkie dane pacjentów w jednym miejscu. Jednym z programów bogatych w wiele funkcji jest program Medfile.

Bycie zorganizowanym oznacza także bycie zmotywowanym - nie potrzebujesz nikogo, kto mógłby ci powiedzieć, jak coś zrobić, lub utrzymywać cię na dobrej drodze. Jeśli jesteś zorganizowany, będziesz wiedział, jakie zadania musisz wykonać każdego dnia i jakie zadania są priorytetami.

Numery współpracowników, pracodawcy, kontrahentów, dostawców, numery alarmowe itp. miej zawsze pod ręką. Będziesz ich potrzebował w tym czy innym momencie. Dodatkowo pamiętaj, że powinny one być uporządkowane w odpowiednim programie komputerowym.

2. Musisz mieć pewną wiedzę na temat technologii.

Numer jeden jeśli chodzi o obowiązki recepcjonistów to konieczność poradzenia sobie z telefonem - oraz wszystkimi przyciskami i oddzielnymi liniami, które są dostępne. Umiejętności komputerowe są również wskazane - większość recepcjonistek musi wiedzieć, jak korzystać z poczty elektronicznej i musi być biegła w zakresie przetwarzania tekstów. Warto również wiedzieć, jak tworzyć arkusze kalkulacyjne i korzystać z dowolnych programów branżowych.

Pamiętaj, że jeśli kopiarka, skaner lub drukarka znajdują się blisko Twojego biurka, najprawdopodobniej konieczna będzie znajomość ich obsługi (oraz rozwiązywaniu problemów dla współpracowników, którzy napotkali problemy podczas korzystania z nich). Gdy znasz rodzaj używanej maszyny w swoim biurze, odświeżaj wiedzę na temat głównych funkcji oraz sposoby naprawiania typowych problemów.

3. Bądź uprzejmy.

Szanuj i traktuj wszystkich tak, jakby byli oni  najważniejszą osobą, która weszła do biura tego dnia. To jest twoje zadanie - nikt raczej nie interesuje się jak komuś minął dzień, a więc na tobie spoczywa konieczność zapytania klienta czy wszystko u niego w porządku. Poza tym pozostaw sprawy osobiste w domu. Upewnij się, że osoba z którą rozmawiasz czuje się przy Tobie komfortowo.

4. Ubieraj się w sposób odpowiedni.

Reprezentujesz firmę, więc ubiór jest Twoją wizytówką. Zainwestuj w odpowiednie ubrania biznesowe. Ewentualnie, jeśli jesteś recepcjonistą w określonym sklepie (takim jak sklep z ubraniami), możesz rozważyć ubiór odzieży, którą oferuje sklep w którym pracujesz. Zachowaj ostrożność, chyba że pracujesz gdzieś, gdzie moda i sposób ubioru kompletnie nie gra roli.

Sprawdź, czy Twoja firma ma określony styl ubioru. Twoja firma może preferować luźny codzienny styl, pamiętaj tylko, że nigdy nie powinieneś ubierać się zbyt swobodnie.

Warto zastosować powyższe wskazówki, aby utrzymać pozytywny wizerunek firmy lub przychodni medycznej.