Każda marka potrzebuje twarzy – recepcjonista jako wizytówka firmy

Każdy marka, urząd który prezentuje się publicznie w jakikolwiek sposób, wymaga twarzy, aby spotkać się z opinią publiczną. Chociaż doskonała komunikacja przez telefon i e-mail jest ważna dla pracowników recepcji, to komunikacja twarzą w twarz odróżnia recepcjonistę od przedstawiciela obsługi klienta. Często, gdy osoba (sprzedawca, wnioskodawca, członek społeczności) wchodzi do twojego miejsca pracy, pierwszą rzeczą, którą widzi jest recepcjonista, a jak wiadomo pierwsze wrażenie jest bardzo ważne.

1. Zdobywaj najwyższej klasy umiejętności organizacyjne.

Recepcjonistami są osoby, które reprezentują oblicze firmy - to właśnie z tą osobą klienci rozmawiają po raz pierwszy. Oprócz przyjmowania połączeń i kierowania odwiedzających, często zajmujesz się klientami, organizujesz imprezy, spotkania itp. Przy wszystkich tych obowiązkach recepcjoniści muszą być naprawdę zorganizowani, jednocześnie mając do czynienia z wieloma innymi zadaniami. Osoba, która nie będzie mogła zajmować się więcej niż jedną rzeczą na raz nie będzie mogła być recepcjonistą.

Świetnym sposobem na utrzymanie porządku jest zainwestowanie w system archiwizacji, który najbardziej Ci odpowiada. Ważne jest, aby wiedzieć, jakie dokumenty i informacje mogą się przydać Twojemu szefowi, współpracownikom i klientom. Wszystkie te informacje przechowuj w oddzielnych folderach - na pulpicie komputera lub w wersji papierowej. Zorganizuj swój system archiwizacji w najlepszy dla siebie sposób - jeśli to wymaga neonowych karteczek przyczepionych do wszystkiego, niech tak będzie.

W przypadku gabinetów lekarskich warto pomyśleć o rozwiązaniu jakim jest program do elektronicznej dokumentacji medycznej, który usprawnia działanie i pozwala utrzymać w uporządkowany i ujednolicony sposób wszelkie dane pacjentów w jednym miejscu. Jednym z programów bogatych w wiele funkcji jest program Medfile.

Bycie zorganizowanym oznacza także bycie zmotywowanym - nie potrzebujesz nikogo, kto mógłby ci powiedzieć, jak coś zrobić, lub utrzymywać cię na dobrej drodze. Jeśli jesteś zorganizowany, będziesz wiedział, jakie zadania musisz wykonać każdego dnia i jakie zadania są priorytetami.

Numery współpracowników, pracodawcy, kontrahentów, dostawców, numery alarmowe itp. miej zawsze pod ręką. Będziesz ich potrzebował w tym czy innym momencie. Dodatkowo pamiętaj, że powinny one być uporządkowane w odpowiednim programie komputerowym.

2. Musisz mieć pewną wiedzę na temat technologii.

Numer jeden jeśli chodzi o obowiązki recepcjonistów to konieczność poradzenia sobie z telefonem - oraz wszystkimi przyciskami i oddzielnymi liniami, które są dostępne. Umiejętności komputerowe są również wskazane - większość recepcjonistek musi wiedzieć, jak korzystać z poczty elektronicznej i musi być biegła w zakresie przetwarzania tekstów. Warto również wiedzieć, jak tworzyć arkusze kalkulacyjne i korzystać z dowolnych programów branżowych.

Pamiętaj, że jeśli kopiarka, skaner lub drukarka znajdują się blisko Twojego biurka, najprawdopodobniej konieczna będzie znajomość ich obsługi (oraz rozwiązywaniu problemów dla współpracowników, którzy napotkali problemy podczas korzystania z nich). Gdy znasz rodzaj używanej maszyny w swoim biurze, odświeżaj wiedzę na temat głównych funkcji oraz sposoby naprawiania typowych problemów.

3. Bądź uprzejmy.

Szanuj i traktuj wszystkich tak, jakby byli oni  najważniejszą osobą, która weszła do biura tego dnia. To jest twoje zadanie - nikt raczej nie interesuje się jak komuś minął dzień, a więc na tobie spoczywa konieczność zapytania klienta czy wszystko u niego w porządku. Poza tym pozostaw sprawy osobiste w domu. Upewnij się, że osoba z którą rozmawiasz czuje się przy Tobie komfortowo.

4. Ubieraj się w sposób odpowiedni.

Reprezentujesz firmę, więc ubiór jest Twoją wizytówką. Zainwestuj w odpowiednie ubrania biznesowe. Ewentualnie, jeśli jesteś recepcjonistą w określonym sklepie (takim jak sklep z ubraniami), możesz rozważyć ubiór odzieży, którą oferuje sklep w którym pracujesz. Zachowaj ostrożność, chyba że pracujesz gdzieś, gdzie moda i sposób ubioru kompletnie nie gra roli.

Sprawdź, czy Twoja firma ma określony styl ubioru. Twoja firma może preferować luźny codzienny styl, pamiętaj tylko, że nigdy nie powinieneś ubierać się zbyt swobodnie.

Warto zastosować powyższe wskazówki, aby utrzymać pozytywny wizerunek firmy lub przychodni medycznej.

Standard w nadchodzącym roku

W zbliżającym się roku 2019 elektroniczna dokumentacja ma stać się standardem dla wszystkich państwowych placówek medycznych. Nie dziwi to, biorąc pod uwagę, z jakimi problemami trzeba się mierzyć w przypadku prowadzenia jej tradycyjnej, papierowej wersji. Nawet w najlepszym ośrodku zdarza się coś gdzieś zgubić czy źle zapisać. Jakaś złośliwa kartka sklei się z inną – i jak to się mówi: nieszczęście gotowe. Nie mówiąc już o tym, jak niewygodne jest przeszukiwanie tony papierów mimo wszystkich metod mających usprawnić katalogowanie i orientację w całym tym natłoku dokumentów. Realny papier zajmuje miejsce w przestrzeni, należy go gdzieś składować oraz w jakiś sposób w końcu się go pozbyć, co również nie pozostaje bez śladu w środowisku. Warto tu pomyśleć o ekologii, która tutaj wyjątkowo idzie w parze z ekonomią i ergonomią.

Wygoda i oszczędność czasu

Elektroniczne metody katalogowania są znacznie bardziej przystępne i intuicyjne, przy odpowiednim projekcie systemu mogą zaoszczędzić masę pracy i przede wszystkim czasu spędzanego na katalogowaniu i poszukiwaniu odpowiedniej informacji wśród zebranych dokumentów. Do wszystkiego, co zostało zapisane, można łatwo dotrzeć, więc nie zdarzy się więcej sytuacja wysyłania pacjenta ponownie na badania tylko dlatego, że jego wyniki zgubiły się w jakichś niesprzyjających okolicznościach.

Dokumenty dostępne na wyciągnięcie ręki

Dla dokumentów elektronicznych także przestrzeń nie jest barierą. Dostęp do nich jest na wyciągnięcie ręki, możliwy w każdej chwili – czego nie można powiedzieć o tradycyjnej formie dokumentacji papierowej. Jest to również oszczędność czasu pacjenta i lekarza. Wysyłanie wydrukowanych dokumentów pocztą tradycyjną a nawet e-mailem albo faxem jest zdecydowanie mniej efektywne w stosunku do udostępnienia dokumentów za pomocą nowoczesnych udostępnianych przez elektroniczne systemy kanałów wymiany. Ciekawym rozwiązaniem jest Medfile – program dla gabinetów lekarskich i fizjoterapeutycznych.

Koszty elektronicznej dokumentacji

Jedyną wadą wprowadzania elektronicznej dokumentacji jest jej stosunkowo wysoki jednorazowy koszt. Jest to jednak wada pozorna, dlatego że przechowywanie i utrzymywanie dokumentacji papierowej jest ciągłym, stale rosnącym wydatkiem. Za to w przypadku elektronicznych form katalogowania początkowy koszt jest wysoki, jednak z czasem, jak pokazują badania, zwraca się aż do momentu, kiedy utrzymanie elektronicznego systemu okazuje się znacznie tańsze od prowadzenia analogowych form dokumentacji.

Bezpieczeństwo danych medycznych

Elektroniczne systemy zarządzania danymi i informacją medyczną są również bezpieczniejsze od dawniejszej analogowej postaci. Dokumentom nie grozi uszkodzenie w wyniku działania czynników ludzkich czy losowych. Zgromadzone w chmurze lub na zewnętrznym serwerze dane nie ulegną pożarowi czy powodzi, ani nie zostaną utracone wskutek innych podobnych nieszczęśliwych wypadków. Najnowsze techniki cyberbezpieczeństwa pozwalają również zabezpieczyć je przed ewentualną kradzieżą w sieci – podobnie, jak ma to miejsce w przypadku internetowych usług bankowych.

Lepsze warunki pracy dla personelu

Odciążone zostaną także osoby na co dzień zajmujące się planowaniem, gromadzeniem i przeszukiwaniem medycznych archiwów. Nic dziwnego, że ten tak zwany czynnik ludzki w okienku niejednokrotnie bywał sfrustrowany i niechętny do współpracy – wystarczy wyobrazić sobie trud podobnej pracy, aby doznać zawrotu głowy! Stale rosnąca liczba pików to zadanie dla superkomputera – którym do tej pory obarczony był rejestrator. Zastosowanie elektronicznej dokumentacji wpłynie więc także korzystnie na warunki pracy, a co za tym idzie jakość obsługi przez personel medyczny.

Czy rzeczywiście nie ma nic za darmo?

„Nie ma nic za darmo” – obalmy nieco to stare porzekadło. Nauczyliśmy się, że aby mieć porządny produkt należy za niego zapłacić – nierzadko słono. Tym bardziej dziwi fakt, że oprogramowanie nad którym pracuje sztab specjalistów z branży IT, przez wiele miesięcy, konsultując go z lekarzami i fizjoterapeutami może być oferowany za darmo? Na pierwszy rzut oka taka propozycja wydaje się podejrzana i zapewne ma w sobie kruczki prawne… Jednak po szczegółowym zapoznaniu się z ofertą okazuje się, że posiada niemal pełny pakiet rozwiązań w porównaniu do płatnej usługi oprogramowania do Elektronicznej Dokumentacji Medycznej. Dlaczego więc dajemy możliwość pracy w pakiecie „Free”?

Korzystaj w pełni z „Free”

Pozytywne skutki pracy specjalistów z darmowego oprogramowania dla gabinetów są dwustronne. My możemy zobaczyć, czy produkt sprawdza się na kolejnym polu – skonsultować jego nowe możliwości, zostać poleceni jako dobry sprzedawca oprogramowania, w wersji darmowej dla małych gabinetów jednoosobowych, w których ilość miesięcznych wizyt nie przekracza ilości 75 lub płatnej dla większych placówek, a nasz odbiorca korzysta na doskonałym oprogramowaniu. Zauważamy także możliwość i rozwój współpracy na poziomie partnerskim. Prawie wszystkie możliwości programu Medfile są dostępne w wersji Free. Testuj program przez 14 dni i sprawdź, która wersja Medfile jest najbardziej adekwatna dla twojej działalności.

Promujemy w sieci

Każdy rodzaj promocji w Internecie jest dziś niezmiernie istotny. Zdajemy sobie sprawę z tego, że koszty prowadzenia strony internetowej przez mały, gabinet mogą uderzać w finanse specjalisty. W oferowanej przez nas opcji Medfile Free masz możliwość prowadzenia prostej strony internetowej z grafikiem wizyt, wprowadzeniem lokalizacji Twojego gabinetu oraz zaciągnięciem linków np. z portali społecznościowych. Daj sobie szansę specjalisto i zacznij promować swoją działalność w sieci – zupełnie za darmo.